Regulamin wynajmu sali

REGULAMIN WYNAJMU SALI W MIEJSKO – GMINNYM OŚRODKU KULTURY W MIESZKOWICACH

§ 1 Definicje

   1. Wynajmujący –Miejsko – Gminny Ośrodek Kultury w Mieszkowicach zwany dalej MGOK

   2. Najemca – osoba fizyczna lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za organizację wydarzenia..

   3. Wydarzenie – szkolenie, konferencja, projekcja filmowa, pokaz, spotkanie rodzinne lub inna impreza organizowana przez Najemcę.

   4. Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.

§ 2 Regulamin

   1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz użytkowania sali i innych pomieszczeń wspólnych, do których tytuł prawny posiada MGOK.

   2. Regulamin obowiązuje Najemców, Wynajmującego i Uczestników takich Wydarzeń jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, koncerty, spektakle, widowiska artystyczne, projekcje filmowe, imprezy estradowe, spotkania autorskie, spotkania organizowane przez osoby prywatne, itp.

   3. Najemca nie ma prawa wynajmowania, użyczania lub udostępniania powierzchni MGOK podmiotom trzecim.

   4. Stawkę odpłatności za wynajem pomieszczeń MGOK– określa cennik stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu. Cennik został wprowadzony zarządzeniem Dyrektora MGOK z dnia 5.01.2011 r

   5. Wstępnej rezerwacji można dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej na co najmniej 2 tygodnie przed terminem wynajmu sali określając zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, rzutnik, ekran, tablica, nagłośnienie, oświetlenie itp.)

   6. Ostatecznej rezerwacji należy dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres Adres poczty elektronicznej jest chroniony przed robotami spamującymi. W przeglądarce musi być włączona obsługa JavaScript, żeby go zobaczyć. lub telefonicznie pod numerem 914145339.

   7. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez MGOK drogą telefoniczną i mailową w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko potwierdzenie rezerwacji dokonane przez MGOK jest równoznaczne z rezerwacją podanego terminu.

   8. Ostateczna rezerwacja wynajmu sali w budynku MGOK przy ul. Kościuszki 48 w Mieszkowicach oznacza, że Najemca zaakceptował warunki niniejszego regulaminu oraz cenę zgodną z cennikiem wynajmu sali zamieszczonym i aktualizowanym na stronie internetowej, bądź zgodną z indywidualnie wynegocjowaną stawką pomiędzy Wynajmującym a Najemcą.

   9. Najemca ma obowiązek w zamówieniu (e-mail, pismo) wpisać regułę: „Oświadczam, że zapoznałem się z Regulaminem wynajmu sali w Miejsko – Gminnym Ośrodku Kultury w Mieszkowicach oraz akceptuję jego warunki” wraz z własnoręcznym podpisem.

   10. Faktura zostanie wystawiona w dniu Wydarzenia.

   11. Płatność następuje gotówką lub przelewem na konto MGOK o numerze 57937010330209403820000001. Forma płatności zostanie ustalona przez Wynajmującego.

       12. W uzasadnionych przypadkach Wynajmujący może odstąpić od pobierania opłaty wynajem.

   13. Odstąpienie od pobierania opłaty może nastąpić wyłącznie w przypadku o charakterze niekomercyjnym i wymaga złożenia przez zainteresowany podmiot pisemnego wniosku zawierającego uzasadnienie.

   14. Salę może nieodpłatnie wynajmować Urząd Miasta Mieszkowice oraz jednostki miejskie takie jak np. biblioteka, muzeum czy jednostki współpracujące z MGOK.

   15. Pierwszeństwo w wynajmie pomieszczeń przysługuje:

         a) jednostkom organizacyjnym Urzędu Miasta (np. wydziały)

         b) gminnym jednostkom organizacyjnym (np. zakłady budżetowe, jednostki budżetowe, instytucje kultury, placówki oświatowe),

           c) podmiotom wykonującym ustawowe zadania gminy (np. spółki z udziałem gminy, stowarzyszenia)

   16. Najemca otrzymuje dostęp do sali na 30 minut przed rozpoczęciem wydarzenia.

   17. W przypadku przedłużenia wynajmu sali, za każdą dodatkowo rozpoczętą godzinę wynajmu dolicza się opłatę wg cennika.

   18. Wynajmujący ma prawo do nieudzielania zgody na przedłużenia wynajmu sali w przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie.

   19. Wydarzenia mogą odbywać się w każdym powszednim dniu tygodnia.

   20. Wynajmujący może odmówić Najemcy możliwości wynajmu, jeżeli stwierdzi, że charakter Wydarzenia w znacznym stopniu narusza dobre imię Wynajmującego, jest niezgodne z jego działalnością statutową, niesie w sobie treści agresywne, pornograficzne lub inne demoralizujące lub obrażające publiczność. Wynajmujący zastrzega sobie również prawo do odmówienia wynajmu w przypadku Wydarzeń o charakterze politycznym (agitacje, propaganda, podżeganie do konfliktu itp.) za wyjątkiem debat przedwyborczych organizowanych przez Urząd Miasta Mieszkowice.

   21. MGOK zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sali firmom, instytucjom lub organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we wcześniejszym terminie.

   22. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na Wydarzeniu Najemcy oraz za jakość i poziom Wydarzenia. Odpowiedzialność za organizację Wydarzenia bierze w całości na siebie Najemca i pełni rolę Organizatora.

   23. Liczba uczestników przewidziana jest na maksymalną ilość osób:

         a) mała sala szkoleniowa – 30 osób,

        b) sala widowiskowa – 100 osób

   24. W wynajętej sali obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu

   25. Ze sprzętu będącego na wyposażeniu sali można korzystać tylko na terenie sali oraz za zgodą Wynajmującego.

   26. W przypadku Wydarzeń kilkudniowych Najemca może na swoją odpowiedzialność pozostawić w sali przedmioty wartościowe. W takiej sytuacji Najemca powinien zawiadomić o tym fakcie Wynajmującego.

   27. Najemca opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenie zobowiązany jest przekazać ją wraz z wyposażeniem Wynajmującemu.

   28. Najemca wspólnie z pracownikiem Wynajmującego będącym w dniu wynajmu na zmianie zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu.

   29. Najemca zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń wyposażenia powstałych w okresie wynajmu sali.

   30. Wynajmujący nie ma obowiązku promowania Wydarzenia Najemcy. Całością organizacji łącznie z działaniami promocyjno – marketingowymi zajmuje się Najemca. Wynajem sali nie nosi znamion tzw. współorganizacji, tzn. że Wynajmujący nie utożsamia się z Wydarzeniem. Wsparcie promocji ze strony Wynajmującego jest jedynie aktem jego dobrej woli i wynika z innych ustaleń określonych w zamówieniu najmu. Strony ustalą wtedy dodatkowe koszty związane z działaniami promocyjnymi, które poniesie Najemca (np. druk plakatów, ulotek, artykuły sponsorowane w prasie, spoty radiowe itp.)

   31. MGOK może udostępnić Najemcom hasło do sieci Wi-Fi.

   32. W przypadku gdy Najemca chce skorzystać z rzutnika multimedialnego, sprzęt z którego prezentacja będzie wyświetlana np. laptop musi być własnością Najemcy. MGOK nie wypożycza swoich komputerów. Każdy komputer musi być odpowiednio skonfigurowany do pracy z rzutnikiem. Jeśli prezentacja ma być wzbogacona dźwiękiem (nie ogranicza się tylko do obrazu) należy to określić w zamówieniu wynajmu.

   33. Kuchnia nie posiada atestu HACP i służy do cateringowej obsługi imprez

   34. Wynajmujący ponosi odpowiedzialność z tytułu wykorzystania muzyki ( na żywo i/lub mechanicznej) zgodnie z Ustawą o Prawach Autorskich i Pokrewnych z dnia 4 lutego 1994r. (tabele ZAIKS zgodne z charakterem imprezy)

§ 3 Obowiązki Najemcy

 

Najemca zobowiązany jest do:

   1. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku,

   2. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian,

   3. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego,

   4. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana,

   5. zapewnienie dozoru odzieży wierzchniej pozostawionej przez Uczestników Wydarzenia w sali lub szatni w trakcie trwania Wydarzenia.

   6. szczegółowego określenia w zamówieniu wynajmu sali zapotrzebowania (krzesła, stoły, ustawienie, potrzeba rzutnika, ekranu, odtwarzacza muzyki, nagłośnienia, oświetlenia, szatni, itp.).

§ 4 Przepisy końcowe

 

   1. Najemca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania niniejszego Regulaminu. Najemca nieprzestrzegający warunków Regulaminu ponosi odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez MGOK oraz osoby trzecie.

   2. W przypadku okoliczności niezależnych od Wynajmującego (zdarzenia losowe, Żałoba narodowa, klęska Żywiołowa, itp.) MGOK zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia, odłożenia trwającego wynajmu sali.

   3. W przypadku odwołania wynajmu sali z winy Wynajmującego Najemcy przysługuje zwrot wpłaconych opłat bez odsetek.

   4. W przypadku odwołania wynajmu z winy Najemcy, Najemca zobowiązany jest powiadomić Wynajmującego o tym fakcie min. 7 dni przed Wydarzeniem. W przeciwnym razie Najemca zapłaci Wynajmującemu karę regulaminową w wysokości 50 % kosztów wynajmu określonych w umowie oraz pełnym kosztem związanym z zamówieniem usług dodatkowych (np. noclegi, catering itp.). Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali i rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych możliwe są do 7 dni roboczych przed realizacją Wydarzenia. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji.

   5. W przypadku przedłużenia czasu korzystania z sali, MGOK uprawnione jest do naliczania dodatkowej opłaty. W przypadku wynajmu pomieszczeń liczonego w godzinach ustalona w zamówieniu stawka godzinowa naliczana będzie za każdą następną godzinę po przekroczeniu pierwszych trzydziestu minut tej godziny.

   6. MGOK zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego regulaminu. Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieżąco do treści Regulaminu i publikowane na stronie www.mgok-mieszkowice.pl

7. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu najmu sali w Miejsko – Gminnym Ośrodku Kultury w Mieszkowicach poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla MGOK.

   8. Regulamin wchodzi w życie z dniem podpisania

 
-->